Ανοίγει ο δρόμος για την εφαρμογή του νέου καθεστώτος τηλεργασίας στο Δημόσιο μετά την έκδοση της σχετικής εγκυκλίου του ΥΠΕΣ κατ΄εφαρμογή του νόμου που πέρασε το 2021.
Σύμφωνα με την εφαρμοστική εγκύκλιο αυτή, στις νέες διατάξεις υπάγονται:
Α) οι φορείς της Γενικής Κυβέρνησηςτα εκτός αυτής νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, καθώς και οι εκτός αυτής δημόσιες επιχειρήσεις και οργανισμοί του Κεφαλαίου Α’ του ν. 3429/2005.
Β) οι μόνιμοι δημόσιοι υπάλληλοι και οι υπάλληλοι με σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου αορίστου ή ορισμένου χρόνου των ανωτέρω Φορέων, συμπεριλαμβανομένων των απασχολούμενων με σύμβαση έμμισθης εντολής, καθώς και οι αποσπασμένοι εκπαιδευτικοί που ασκούν διοικητικό έργο, εφόσον η φύση των καθηκόντων τους καθιστά εφικτή την εκτέλεσή τους μέσω τηλεργασίας.
Εξαιρούνται του πεδίου εφαρμογής:
α) οι ασκούντες καθήκοντα προϊσταμένου καθ’ οιονδήποτε τρόπο σύμφωνα με γενικές ή ειδικές διατάξεις (με επιλογή και τοποθέτηση, με τοποθέτηση ή με αναπλήρωση)
β) το υπόλοιπο εκπαιδευτικό προσωπικό και οι εκπαιδευτές σε όλες τις δομές κάθε βαθμίδας εκπαίδευσης και κατάρτισης.
Οι ανωτέρω εξαιρέσεις από το πεδίο εφαρμογής ισχύουν και για την τηλεργασία που χορηγείται για λόγους υγείας σύμφωνα με τα αναφερόμενα στο Κεφάλαιο 9 της εγκυκλίου.
Οι βασικές αρχές τηλεργασίας – οικειοθελής χαρακτήρας της τηλεργασίας
– Οι βασικές αρχές της τηλεργασίας, οι οποίες αναλύονται περαιτέρω στην εν λόγω διάταξη είναι ο οικειοθελής χαρακτήρας, η αρχή της ίσης μεταχείρισης, η προστασία των προσωπικών δεδομένων και ο σεβασμός της ιδιωτικής ζωής.
– Όσον αφορά τον οικειοθελή χαρακτήρα της τηλεργασίας, η τηλεργασία έχει κατ’ αρχάς τον χαρακτήρα αυτό- οικειοθελή – και δεν συνιστά υπηρεσιακή μεταβολή. Σε περίπτωση κινδύνου της δημόσιας υγείας και εκτάκτων συνθηκών και αναγκών, ο υπάλληλος οφείλει να αποδεχθεί την πρόταση του φορέα για τηλεργασία για τον απαιτούμενο χρόνο μέχρι την άρση των εν λόγω συνθηκών. Στις περιπτώσεις αυτές για την εφαρμογή των διατάξεων της τηλεργασίας θα εκδίδονται σχετικές οδηγίες προς τις Υπηρεσίες.
-Κατ’ εξαίρεση, σε περίπτωση κινδύνου υγείας του υπαλλήλου, καθώς και σε περιπτώσεις υπαλλήλων με μόνιμα ή πρόσκαιρα προβλήματα υγείας, εφόσον η φύση των καθηκόντων του καθιστά εφικτή την εκτέλεσή τους μέσω τηλεργασίας, ο φορέας οφείλει να αποδεχθεί το αίτημα του υπαλλήλου για τηλεργασία, εκτός αν συντρέχει ειδικός και σπουδαίος λόγος για την απόρριψή του, τον οποίο ο φορέας οφείλει να εκθέσει και να αιτιολογήσει εγγράφως προς τον υπάλληλο. Για την εφαρμογή της εν λόγω διάταξης παρέχονται αναλυτικές οδηγίες στο Κεφάλαιο 9 της παρούσας εγκυκλίου.
Χρονικά όρια τηλεργασίας
– Η τηλεργασία παρέχεται σε καθορισμένες ημέρες ανά εβδομάδα και μήνα εκάστου ημερολογιακού έτους, οι οποίες καθορίζονται ειδικότερα στην απόφαση που εκδίδεται σύμφωνα με το άρθρο 13 του νόμου.
– Η τηλεργασία δεν μπορεί να υπερβαίνει συνολικά τις 44 εργάσιμες ημέρες ανά ημερολογιακό έτος. Οι εν λόγω ημέρες λαμβάνονται υποχρεωτικά εντός του χρονικού διαστήματος των 3 μηνών. Ως εκ τούτου, οι υπάλληλοι έχουν δικαίωμα, με τη διαδικασία που περιγράφεται ακολούθως, να αιτηθούν τη χορήγηση τηλεργασίας κατ’ ανώτατο όριο για 44 εργάσιμες ημέρες εντός συγκεκριμένου τριμήνου. Οι ημέρες αυτές τηλεργασίας, εφόσον γίνει δεκτό το αίτημα του υπαλλήλου, λαμβάνονται υποχρεωτικά εντός του συγκεκριμένου τριμήνου και στον ίδιο υπάλληλο δεν μπορεί να χορηγηθεί εκ νέου τηλεργασία σε επόμενο τρίμηνο εντός του ίδιου έτους, ακόμη και αν έχει χορηγηθεί τηλεργασία για λιγότερες από 44 ημέρες. Τα ανωτέρω περί μη δυνατότητας χορήγησης ημερών τηλεργασίας σε άλλο τρίμηνο, από αυτό για το οποίο έχει εκδοθεί απόφαση, ισχύουν και σε περίπτωση περάτωσης της τηλεργασίας, είτε κατόπιν αίτησης του ίδιου είτε με πρωτοβουλία της υπηρεσίας.
-Δεν επιτρέπεται η παροχή τηλεργασίας κατά το χρονικό διάστημα από 15 Ιουλίου έως 31 Αυγούστου εκάστου ημερολογιακού έτους. Ωστόσο, ο περιορισμός αυτός δεν ισχύει για τις περιπτώσεις χορήγησης τηλεργασίας είτε για λόγους υγείας των υπαλλήλων είτε για λόγους κινδύνου της δημόσιας υγείας και εκτάκτων συνθηκών και αναγκών ).
– Τα προβλεπόμενα δεν εφαρμόζονται στις περιπτώσεις χορήγησης τηλεργασίας για λόγους υγείας.
Ποσοτικός περιορισμός τηλεργασίας
-Το μέγιστο ποσοστό των υπαλλήλων ανά Διεύθυνση του φορέα που δύναται να απασχολείται μέσω τηλεργασίας, δεν μπορεί να υπερβαίνει ποσοστό 25% επί του συνόλου των υπαλλήλων της εν λόγω Διεύθυνσης, των οποίων η φύση των καθηκόντων καθιστά εφικτή την εκτέλεσή τους μέσω τηλεργασίας. Ως εκ τούτου νια τον υπολογισμό του ποσοστού λαμβάνεται υπόψη ο αριθμός των θέσεων εργασίας που έχει αποφασιστεί με την απόφαση του άρθρου 13 του νόμου ότι είναι επιλέξιμες για τηλεργασία και όχι επί του συνόλου των θέσεων κάθε Διεύθυνσης.
1ο παράδειγμα: Σε μία Διεύθυνση, στην οποία, σύμφωνα με τις οικείες οργανικές διατάξεις, έχουν κατανεμηθεί 10 οργανικές θέσεις ΠΕ Διοικητικού Οικονομικού, αποφασίζεται με την απόφαση του άρθρου 13 ότι επιλέξιμες για τηλεργασία είναι 6 θέσεις ΠΕ Διοικητικού Οικονομικού, ως εκ τούτου το κατ’ ανώτατο όριο ποσοστό 25% των υπαλλήλων, στους οποίους μπορεί να χορηγηθεί τηλεργασία θα υπολογιστεί επί των 6 επιλέξιμων θέσεων ΠΕ Διοικητικού Οικονομικού. Δεδομένου ότι από τη σχετική μαθηματική πράξη προκύπτει αποτέλεσμα 1,5 ο αριθμός των υπαλλήλων, στους οποίους μπορεί να χορηγηθεί τηλεργασία είναι 2, καθώς το αποτέλεσμα θα στρογγυλοποιείται στον προηγούμενο ή τον επόμενο ακέραιο αριθμό με βάση τους κανόνες περί στρογγυλοποίησης (δεκαδικός 0,4 ή μικρότερος θα στρογγυλοποιείται στον προηγούμενο ακέραιο και δεκαδικός 0,5 ή μεγαλύτερος του 0,5 θα στρογγυλοποιείται στον επόμενο ακέραιο).
2ο Παράδειγμα: Έστω σε μία Διεύθυνση έχουν κατανεμηθεί 25 οργανικές θέσεις ως εξής: 10 θέσεις ΠΕ Διοικητικού Οικονομικού, 10 θέσεις ΠΕ Πληροφορικής , 5 θέσεις ΔΕ Διοικητικών Γραμματέων. Με την απόφαση του άρθρου 13 αποφασίζεται ότι επιλέξιμες για τηλεργασία είναι 5 θέσεις ΠΕ Διοικητικού Οικονομικού, 5 θέσεις ΠΕ Πληροφορικής και 2 θέσεις ΔΕ Διοικητικών Γραμματέων. Το κατ’ ανώτατο όριο ποσοστό 25% των υπαλλήλων, στους οποίους μπορεί να χορηγηθεί τηλεργασία, θα υπολογιστεί επί των συνόλου των 12 θέσεων που κρίθηκαν επιλέξιμες για τηλεργασία στη Διεύθυνση. Από τη σχετική μαθηματική πράξη προκύπτει αποτέλεσμα 3 και ως εκ τούτου τηλεργασία δύναται να χορηγηθεί σε 3 υπαλλήλους συνολικά στη Διεύθυνση.
– Ο ανωτέρω περιορισμός του 25% εφαρμόζεται αναλόγως στην περίπτωση Αυτοτελών Τμημάτων, για το χρονικό διάστημα για το οποίο εκδίδεται ησχετική απόφαση.
– Ο εν λόγω περιορισμός δεν εφαρμόζεται στην περίπτωση εφαρμογής της τηλεργασίας για λόγους κινδύνου της δημόσιας υγείας και εκτάκτων συνθηκών και αναγκών.
-Επισημαίνεται ότι η απασχόληση με τηλεργασία σε ποσοστό κατ’ ανώτατο όριο έως 25% επί του συνόλου των υπαλλήλων της εν λόγω Διεύθυνσης, των οποίων η φύση των καθηκόντων καθιστά εφικτή την εκτέλεσή τους μέσω τηλεργασίας δεν είναι υποχρεωτική για κάθε φορέα αλλά αποτελεί δυνατότητα για κάθε Διεύθυνση, σε κάθε δε περίπτωση μπορεί να χορηγηθεί τηλεργασία και σε μικρότερο ποσοστό, καθώς στη διάταξη προβλέπεται το ανώτατο δυνατό όριο και θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη υποχρεωτικώς κατά νόμο υπόψη οι υπηρεσιακές ανάγκες και η εύρυθμη λειτουργία του φορέα.
Αναφορικά με την έναρξη ισχύος των διατάξεων για την τηλεργασία επισημαίνεται ότι λαμβάνοντας υπόψη τη θεμελιώδη σημασία προστασίας των προσωπικών δεδομένων κατά τη διαδικασία παροχής τηλεργασίας και τις απαιτήσεις που περιλαμβάνονται στον Κανονισμό (ΕΕ) υπ’ αρ. 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 27ης Απριλίου 2016, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων) (OJ L 119/4.5.2016) και ειδικότερα την υποχρέωση κάθε φορέα να έχει καταρτίσει αρχεία δραστηριοτήτων επεξεργασίας και εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων, η παροχή τηλεργασίας θα είναι δυνατή, εφόσον κάθε φορέας και τα αρμόδια προς τούτο όργανα η οργανικές μονάδες θα έχουν προβεί στις απαραίτητες ενέργειες για την κατάρτιση και έκδοση των ως άνω σχετικών εγγράφων ή στη συμπλήρωσή τους νια τα θέματα της τηλεργασίας. Υπενθυμίζεται ότι για τα προσωπικά δεδομένα αναμένεται να εκδοθεί και το προβλεπόμενο προεδρικό διάταγμα.
Ωστόσο, όπως επιβεβαιώνει και το capital.gr, δεδομένου ότι για την έναρξη εφαρμογής της τηλεργασίας απαιτείται να προηγηθούν κάποιες προπαρασκευαστικές ενέργειες επισημαίνεται ότι τα αρμόδια κατά περίπτωση όργανα θα πρέπει να προβούν άμεσα στις κατωτέρω ενέργειες προκειμένου με την έκδοση των ως άνω εγγράφων, στα οποία πλέον θα συμπεριλαμβάνεται και η τηλεργασία, να είναι δυνατή η άμεση εφαρμογή των σχετικών διατάξεων.
-Τα αρμόδια όργανα να προβούν σε έκδοση ή συμπλήρωση των αρχείων δραστηριοτήτων επεξεργασίας και της εκτίμησης αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων. Επίκληση αυτών θα πρέπει να γίνεται στις αποφάσεις που εκδίδονται για χορήγηση τηλεργασίας και την τηλεργασία για λόγους υγείας.
– Τα όργανα που προβλέπεται ότι είναι αρμόδια να εκδίδουν τις αποφάσεις, με τις οποίες καθορίζονται οι θέσεις που είναι επιλέξιμες για τηλεργασία καλούνται να προβούν στις απαραίτητες ενέργειες προκειμένου να εκδοθούν οι σχετικές αποφάσεις για το πρώτο τρίμηνο του έτους 2023.
– Μετά την έκδοσή της η ανωτέρω απόφαση θα πρέπει να κοινοποιηθεί στους υπαλλήλους της Διεύθυνσης ή του Αυτοτελούς Τμήματος προκειμένου να διαπιστώσουν εάν μπορούν να υποβάλλουν παραδεκτώς αίτημα για παροχή τηλεργασίας με βάση τις θέσεις που αποφασίστηκε ότι είναι επιλέξιμες για τηλεργασία.
– Στη συνέχεια οι υπάλληλοι που επιθυμούν να υποβάλουν αίτημα για παροχή τηλεργασίας για λόγους υγείας θα πρέπει να υποβάλουν το αίτημά τους και τα σχετικά δικαιολογητικά στην αρμόδια Υπηρεσία Προσωπικού προκειμένου αυτά να διαβιβαστούν στην αρμόδια υγειονομική επιτροπή για την έκδοση γνωμάτευσης.
– Αντίστοιχα, το αίτημά τους για παροχή τηλεργασίας δύνανται να υποβάλουν και οι υπάλληλοι που αιτούνται να τηλεργαστούν ανεξαρτήτως επίκλησης λόγων υγείας
– Η αρμόδια Υπηρεσία κάθε φορέα θα πρέπει να προβεί στην κατάρτιση των όρων χρήσης του εξοπλισμού, σε περίπτωση παροχής “Σταθμού Τηλεργασίας”, στους τηλεργαζόμενους υπαλλήλους, καθώς και να διερευνήσει τη δυνατότητα παροχής “Σταθμών Τηλεργασίας”, σε περίπτωση που υποβληθούν σχετικά αιτήματα και να ενημερώσουν σχετικά τα όργανα που είναι αρμόδια να εκδίδουν αποφάσεις παροχής τηλεργασίας προκειμένου να γνωρίζουν εάν ο Φορέας έχει αυτή τη δυνατότητα ή εάν σε κάθε περίπτωση ο/η υπάλληλος θα πρέπει να κάνει χρήση δικού του εξοπλισμού.