Περιθώριο έως τις 31 Οκτωβρίου έχουν όλες οι επιχειρήσεις – εργοδότες να υποβάλλουν το έντυπο Ε4, τον ετήσιο δηλαδή πίνακα με το προσωπικό τους, στο πληροφοριακό σύστημα Εργάνη, ενώ από την 1η Νοεμβρίου ξεκινά και η «μεγάλη απογραφή» όλων των εργαζόμενων από τις επιχειρήσεις, με στόχο να περάσουμε στην διαδικασία Ψηφιακής Οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας με την οποία θα είναι ορατή, άμεσα, κάθε αλλαγή στο ωράριο εργασίας ή και το μισθό των εργαζόμενων στον ιδιωτικό τομέα.
Η απογραφική αυτή διαδικασία αποτελεί άλλωστε, το πρώτο και σημαντικό βήμα ώστε, σε βάθος 12μήνου, όπως εκτιμούν από το υπουργείο Εργασίας, να είναι δυνατή η πλήρης εφαρμογή του καινοτόμου μέτρου της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας σε όλους τους κλάδους και τις επιχειρήσεις. Η διαδικασία ηλεκτρονικής απογραφής, βάσει και του μέχρι τώρα σχεδιασμού, θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί έως τις 30 Νοεμβρίου, αν και ήδη, επιχειρήσεις και λογιστήρια εμφανίζονται να μην έχουν ενημερωθεί πλήρως για το πώς θα ολοκληρωθεί η διαδικασία.
Σύμφωνα με τον Εμπορικό Διευθυντή του Ομίλου Epsilon Net και Σύμβουλο Εργασιακών Θεμάτων Βασίλη Πρασσά, εντός του επόμενου διαστήματος «τρέχουν» μια σειρά από διαδικασίες, με στόχο την εποπτεία της αγοράς εργασίας και την ομαλή εισαγωγή των επιχειρήσεων στη χρήση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας. Έτσι, έως τις 31 Οκτωβρίου, οι τράπεζες και τα σούπερ μάρκετ με πάνω από 250 εργαζόμενους θα πρέπει να έχουν ολοκληρώσει την απογραφική διαδικασία, ώστε από 1η Νοεμβρίου να λειτουργεί σε πλήρη εξέλιξη τη Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας, το πληροφοριακό σύστημα Εργάνη να μπορεί να «διασταυρώνει» τα στοιχεία και το Σώμα Επιθεώρησης Εργασίας να μπορεί αντίστοιχα, εφόσον υπάρχουν παραβάσεις, να επιβάλλει πρόστιμα.
Για όλες τις υπόλοιπες επιχειρήσεις, έως το τέλος του Οκτωβρίου θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί η υποβολή του εντύπου Ε4, με τους πίνακες προσωπικού, μια διαδικασία που μπορεί μελλοντικά να καταργηθεί, όμως μέχρι την πλήρη εφαρμογή της ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας, θα πρέπει να υποβάλλεται κανονικά. Και βέβαια, από την 1η Νοεμβρίου θα ξεκινήσει η «μεγάλη απογραφή», ήτοι οι δηλώσεις Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης και Οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας. Εκεί, επιχειρήσεις και εργοδότες που δραστηριοποιούνται στον ιδιωτικό τομέα, ανεξάρτητα από τον κλάδο και το μέγεθος, θα πρέπει να δηλώσουν στο σύστημα, όπως εξήγησε ο κ. Πρασσάς σε ηλεκτρονικό σεμινάριο που διενήργησε ο όμιλος Epsilon Net (και παρουσιάστηκε η εφαρμογή Epsiolon Smart Ergani), με τη συμμετοχή 10.000 λογιστών και στελεχών επιχειρήσεων, στοιχεία όπως:
- εβδομαδιαίες ώρες πλήρους απασχόλησης,
- εάν πρόκειται για 5ήμερη ή 6ήμερη εβδομαδιαία εργασία
- στοιχεία Διαλείμματος,
- δυνατότητα Ευέλικτης Προσέλευσης,
- άδειες
- υπερωρίες
- υπερεργασία.
Κάθε παράλειψη απογραφής θα επιφέρει πρόστιμα από το Σώμα Επιθεώρησης Εργασίας, ενώ οι επιχειρήσεις που πραγματοποιούν συνεχή «λάθη», θα μπαίνει στην «μαύρη λίστα» του ΣΕΠΕ, καθώς το σύστημα risk analysis θα οδηγεί σε συχνότερους ελέγχους. Να σημειωθεί ότι τα πρόστιμα μπορεί να φθάσουν έως και 10.500 ευρώ ανά εργαζόμενο.
Με βάσει ερωτήματα που δέχεται ο κ. Πρασσάς, από λογιστήρια και επιχειρήσεις επισημαίνει ότι κατά την υποβολή της «Δήλωσης Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας», αν ο Εργαζόμενος έχει προγραμματισμένη άδεια, μακροχρόνια ασθένεια, στράτευση, άδειες όπως θηλασμού (σε ημέρες), γονική, άνευ αποδοχών κ.λπ., θα πρέπει να δηλώνεται αρχικά ως ΕΡΓΑΣΙΑ το πρόγραμμα εργασίας και κατόπιν να δηλώνονται όλες οι άδειες, σύμφωνα με τα στοιχεία που δίνονται στον σχετικό πίνακα κατά την υποβολή της αντίστοιχης δήλωσης.
Μάλιστα, ξεκαθαρίζει ότι δεν προβλέπεται η δυνατότητα εκπρόθεσμης υποβολής τροποποίησης ωραρίου, και επαναλαμβάνει, ότι ο ετήσιος Πίνακας Ε4 δεν έχει καταργηθεί. Υποβάλλεται από 01/10 έως 31/10 εκάστου έτους.
Σύμφωνα με τον Εμπορικό Διευθυντή του Ομίλου Epsilon Net και Σύμβουλο Εργασιακών Θεμάτων, διευθυντικά στελέχη/ πρόσωπα ευθύνης θα πρέπει να απογραφούν κανονικά, στο πλαίσιο της Ψηφιακής Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας, όμως δεν απαιτείται από τα λογιστήρια να στείλεις ωράριο, γιατί οι συγκεκριμένοι εργαζόμενοι εξαιρούνται των χρονικών ορίων.
Ειδικά τέλος, για την Κάρτα Εργασίας, όπου εφαρμόζεται ήδη, ο κ. Πρασσάς ξεκαθαρίζει ότι υποχρέωση να κάνουν χρήση του μέτρου έχουν όσοι έχουν φυσική παρουσία στο τόπο παροχής εργασίας και όχι για παράδειγμα πωλητές – εμπορικοί αντιπρόσωποι – τηλεργαζόμενοι, οι οποίοι δεν μπορούν να την χτυπήσουν την ημέρα που απουσιάζουν από την εταιρία).