Σε εξέλιξη η μετατροπή των πολεοδομικών φακέλων σε ψηφιακό αρχείο, στο πλαίσιο του εθνικού προγράμματος «Ελλάδα 2.0».
Σε νέα εποχή περνά σταδιακά η Υπηρεσία Δόμησης (ΥΔΟΜ) του Δήμου Κηφισιάς, καθώς βρίσκεται σε εξέλιξη η ψηφιοποίηση του αρχείου της, με στόχο την καλύτερη οργάνωση των πολεοδομικών υποθέσεων και τον περιορισμό της εξάρτησης από τους έντυπους φακέλους.
Πρόκειται για μια διαδικασία που εντάσσεται σε ευρύτερο εθνικό σχεδιασμό και αφορά τη μετατροπή πολεοδομικών εγγράφων και σχεδίων, τα οποία φυλάσσονται εδώ και δεκαετίες σε φυσική μορφή, σε αναζητήσιμα ψηφιακά δεδομένα.
Σύμφωνα με την ενημέρωση του Δήμου Κηφισιάς, η δημοτική αρχή υποστήριξε και επιτάχυνε την εφαρμογή του έργου σε τοπικό επίπεδο, θεωρώντας ότι μπορεί να συμβάλει στην προστασία του δημόσιου αρχείου και στη βελτίωση της λειτουργίας της υπηρεσίας.
Εθνικό έργο με φορέα υλοποίησης το ΤΕΕ
Η ψηφιοποίηση του αρχείου της ΥΔΟΜ Κηφισιάς αποτελεί μέρος του έργου «Ψηφιοποίηση Αρχείων Πολεοδομικής Πληροφορίας», με κωδικό ΟΠΣ ΤΑ 5149760.
Το έργο εντάσσεται στη δράση 16778 «Ψηφιοποίηση των Αρχείων του Κράτους» του Ταμείου Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας «Ελλάδα 2.0».
Φορέας υλοποίησης είναι το Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδας (ΤΕΕ), το οποίο έχει αναλάβει την οργάνωση της διαδικασίας μέσω των προβλεπόμενων διαγωνιστικών και συμβατικών διαδικασιών.
Η συγκεκριμένη παρέμβαση δεν αφορά αποκλειστικά την Κηφισιά, αλλά αποτελεί μέρος προγράμματος που υλοποιείται σε Υπηρεσίες Δόμησης σε ολόκληρη τη χώρα.
Πώς πραγματοποιείται η ψηφιοποίηση
Η διαδικασία περιλαμβάνει την καταγραφή και ταυτοποίηση των πολεοδομικών φακέλων, τη σάρωση εγγράφων και σχεδίων και τη δημιουργία αντίστοιχων ψηφιακών δεδομένων.
Το υλικό συνδέεται με τα πληροφοριακά συστήματα του ΤΕΕ, ώστε να είναι δυνατή η αναζήτησή του από τους αρμόδιους χρήστες.
Με τον τρόπο αυτό επιδιώκεται να περιοριστούν οι χρονοβόρες διαδικασίες εντοπισμού παλαιών εγγράφων και να δημιουργηθεί ένα περισσότερο οργανωμένο περιβάλλον διαχείρισης των οικοδομικών αδειών.
Με πρωτόκολλα η μεταφορά των φυσικών φακέλων
Ιδιαίτερη αναφορά γίνεται στον τρόπο μεταφοράς του φυσικού αρχείου της ΥΔΟΜ Κηφισιάς.
Σύμφωνα με τον Δήμο, η μετακίνηση των φακέλων πραγματοποιήθηκε με πρωτόκολλα παράδοσης και παραλαβής, αναλυτική καταγραφή και δελτία αποστολής.
Η μεταφορά έγινε τμηματικά, λόγω του μεγάλου όγκου του αρχείου αλλά και της ανάγκης να συνεχιστεί η λειτουργία της Υπηρεσίας Δόμησης χωρίς σημαντικές διακοπές.
Ο Δήμος επισημαίνει ότι οι σχετικές συμβάσεις προβλέπουν συγκεκριμένους κανόνες φύλαξης, επεξεργασίας, εμπιστευτικότητας και προστασίας των δεδομένων.
Ποιοι θα έχουν πρόσβαση στα ψηφιακά αρχεία
Η δημιουργία ψηφιακού αρχείου δεν σημαίνει ότι το σύνολο των πολεοδομικών εγγράφων θα είναι ελεύθερα διαθέσιμο σε οποιονδήποτε.
Όπως διευκρινίζεται, εφαρμόζεται διαβαθμισμένη πρόσβαση, ανάλογα με την ιδιότητα και τα δικαιώματα κάθε χρήστη.
Οι υπάλληλοι της ΥΔΟΜ θα μπορούν να αναζητούν υλικό στο πλαίσιο των υπηρεσιακών τους αρμοδιοτήτων.
Για ιδιώτες μηχανικούς και τρίτους προβλέπονται διαδικασίες πιστοποίησης, εξουσιοδότησης και, όπου απαιτείται, απόδειξης έννομου συμφέροντος.
Η θέση του Δήμου για τη διαφάνεια
Η δημοτική αρχή υποστηρίζει ότι η ψηφιοποίηση μπορεί να ενισχύσει την ιχνηλασιμότητα των πολεοδομικών υποθέσεων, να περιορίσει τον κίνδυνο φθοράς ή απώλειας εγγράφων και να διευκολύνει τον έλεγχο των διαδικασιών.
Στην ανακοίνωσή της εκφράζει επίσης προβληματισμό για την αρνητική αντιμετώπιση του έργου από ορισμένες πλευρές, χωρίς ωστόσο στο συγκεκριμένο κείμενο να κατονομάζονται πρόσωπα ή να παρατίθενται αναλυτικά οι σχετικές ενστάσεις.
Η δημοτική αρχή συνδέει την ψηφιοποίηση με την προσπάθεια περιορισμού των περιθωρίων αυθαίρετων παρεμβάσεων στη διαχείριση του αρχείου.
Το ζητούμενο για την επόμενη ημέρα
Η ολοκλήρωση της ψηφιοποίησης αναμένεται να δημιουργήσει νέες δυνατότητες για την αναζήτηση παλαιών οικοδομικών αδειών και τη διαχείριση πολεοδομικών υποθέσεων.
Η πρακτική αποτελεσματικότητα του έργου θα εξαρτηθεί από την πληρότητα των ψηφιακών δεδομένων, τη λειτουργία των πληροφοριακών συστημάτων και την πρόσβαση των εξουσιοδοτημένων χρηστών.
Για τον Δήμο Κηφισιάς, η προτεραιότητα είναι μια Υπηρεσία Δόμησης που θα λειτουργεί με μεγαλύτερη ασφάλεια, σαφείς κανόνες και ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών.
